أولا مفهوم التقرير الاداري
1)
تعريف التقرير الإداري التقرير هو وثيقة إدارية
هامة تستخدم لوصف أو تحليل مشكلة مطروحة أو عمل منجز أو حادثة أ وسير مرفق معين...،
وبذلك نتبين أن للتقرير استخدامات مختلفة، كما يهدف إلى إيصال المعلومات حول
المواضيع المشار إليها من المرؤوس إلى الرئيس أومن مصلحة إلى أخرى، لذلك يصنف ال
تقرير ضمن الوثائق الإعلامية.
نموذج تقرير اداري
يحرر التقرير في الغالب بطلب أ وتوجيه من
ال جهة الأعلى رتبة في السلم الإداري للحصول على معلومات وافية تسمح باتخاذ تدابير
أ وقرارات، وه وما يستدعي حث المح رار، الذي يكون قد اطلع على الحادثة أ والقضية
موضوع التقرير عن كثب، على تقديم اقتراحات أو توصيات تتعلق بكيفية التعامل مع الموضوع؛
وقد يكتفي المحرر بعرض الواقع دون إقحام رأيه الشخصي في الموضوع.
يتحدد مدى تدخل في عرض الوقائع واستخلاص
النتائج، بحسب نوعية التق ري المزمع تحريره والأهداف المرجوة منه وكذا الجهة الم
رسل إليها، هذه العناصر تعتبر بمثابة المؤشرات التي توجه نوعية الكتابة وتحدد طبيعة التقرير: حيث نجد التقرير المطول
التقرير السنوي للنشاط مثلا (والتقرير الموجز) التقرير المتعلق بوصف حادثة طار رئة [1]
 |
| نموذج تقرير اداري 1 |
2)
خصائص التقرير الإداري
هي كما يلي:
-
الوضوح والدقة: يجب
أن يكون التقرير الإداري واضحًا وخاليًا من الغموض، ليتمكن متلقي التقرير من فهم مضمونه
بدون حاجة إلى تفسير إضافي.
-
التسلسل المنطقي: ينبغي
أن تكون المعلومات مرتبة ومنظمة بشكل يسهل تتبعها، بحيث تتدرج من العام إلى الخاص أو
من تقديم المعلومات إلى الاستنتاجات والتوصيات.
-
الموضوعية والأمانة: يُعدّ
التقرير أداة لعرض الحقائق والبيانات كما هي دون انحياز شخصي أو تحيّز في الرأي، مع
الالتزام بنقل الحقيقة بدقة.
-
التركيز على الهدف: يتعين
على التقرير أن يكون له هدف واضح ومحدد، بحيث يخدم غاية محددة في مساعدة الإدارة على
اتخاذ القرار أو تقييم الحالة.
-
التوثيق والتحقق: من
الضروري أن يستند التقرير على بيانات ومعلومات موثوقة تم جمعها من مصادرها الأصلية
والتحقق من صحتها لضمان مصداقيته.
-
التنسيق والشكل الخارجي: يجب
أن يكون للتقرير تنسيق جيد من حيث تقسيم الفقرات واستخدام العناوين الفرعية، مع اهتمام
بالشكل الخارجي لضمان السهولة في القراءة.
-
القدرة على تقديم
التوصيات: غالبًا ما يشمل التقرير الإداري توصيات أو اقتراحات
تساعد الإدارة في اتخاذ القرارات، بناءً على ما تم تحليله في التقرير.
-
إمكانية القياس والتقييم: يجب
أن يتضمن التقرير معلومات قابلة للقياس لتسهيل عملية تقييم الأداء أو الوضعية المدروسة.
-
الإيجاز والتركيز: على
التقرير أن يكون مختصرًا ولا يحتوي على معلومات غير ضرورية، بل يركز فقط على المعلومات
الجوهرية التي تخدم الهدف.
نموذج تقرير اداري
2
3)
أنواع لتقارير الإدارية
أ. التقارير الدراسية
أو تقارير الخبرة: هي عبارة عن تقارير تدرس مشكلة أو موضوعا
معينا بشكل معمق بغية البحث عن الحلول واستخلاص النتائج من أجل اتخاذ القرارات اللازمة،
يتولى تحريرها خبراء مختصون في موضوع الدراسة، مثال ذلك التقارير الصادرة عن المجلس
الاقتصادي والاجتماعي، أو التقارير الصحية أو غيرها
ب. التقارير التفتيشية: هي
تقارير تهدف إلى إعلام الرؤساء الإداريين أو الهيئات المعنية بوضعية مرفق معين أو طريقة
تسييره أو التحقيق في ملابسات وحيثيات حصول خروقات أو تجاوزات، ويتطلب تحرير هذه التقارير
إجراء عمليات تفتيش، أو تحقيق أو استطلاع ميداني، ومثال ذلك تقارير مفتشي المالية،
ومفتشي النظافة.
ج-التقارير الإعلامية: هي
تقارير هدفها إبلاغ وإطلاع الرؤساء الإداريين والوصاية، بوقائع أحداث ومستجدات تتعلق
إما بسير العمل في الإدارة، أو بالعلاقات بين الموظفين أو مع الأطراف الخارجية، مع
اطلاعهم على الإجراءات المتخذة بصدد تلك الأحداث، أو اقتراح حلول وإجراءات إذا كانت
ضمن صلاحيات الوصاية.
د-التقارير الدورية: تهتم
هذه التقارير بتقييم ومتابعة كيفية ومدى إنجاز الأنشطة والأعمال في مصلحة أو مرفق ما
خلال فترة زمنية محددة ودورية (يوميا، أسبوعيا، شهريا، سداسيا أو سنويا)
نموذج تقرير اداري3
4) مكونات التقرير الإداري
المقدمة:
تعريف الموضوع: تبدأ
المقدمة بتوضيح طبيعة الموضوع (وضعية سد معين في هذه الحالة) وموقعه الجغرافي، مع تحديد
المنطقة أو الولاية التي يغطيها السد.
سبب التقرير: يُشار
هنا إلى الأسباب التي دعت إلى كتابة التقرير، مثل وجود مشكلة أو نقص في الأداء أو مخاوف
تتعلق بالسلامة أو البيئة.
الأهداف: يُذكر
الهدف الأساسي من التقرير، كإيجاد حلول للمشكلة أو تقديم توصيات لتحسين الوضع الحالي.
العرض التفصيلي للمشكلة:
وصف المشكلة: يتم
هنا تقديم وصف دقيق للمشكلة، سواء كانت تتعلق بالبنية التحتية للسد، أو تدهور في مستويات
المياه، أو مشاكل بيئية، أو غيرها.
الأسباب: يُفصّل
هذا القسم الأسباب الكامنة وراء المشكلة، مثل عوامل طبيعية (كالجفاف)، أو بشرية (كالتلوث
أو سوء إدارة الموارد).
الانعكاسات: يُوضح هذا الجزء تأثير المشكلة
على المنطقة وسكانها، بما في ذلك التأثيرات الاقتصادية، والبيئية، والاجتماعية، كمخاطر
نقص مياه الشرب أو تأثير المشكلة على الزراعة.
الخاتمة:
الاقتراحات: تُقدّم
في هذا القسم الحلول المقترحة أو الإجراءات اللازمة لمعالجة المشكلة، سواء كانت على
مستوى البنية التحتية، أو السياسات، أو الإدارة.
المطالب: قد
تشمل المطالب موارد إضافية أو دعمًا حكوميًا أو تقنيات حديثة أو تدابير تنظيمية لضمان
سلامة واستدامة السد.
التوصيات: يُختتم
التقرير بتوصيات حول الخطوات المستقبلية الواجب اتخاذها لضمان تجنب المشكلة في المستقبل
أو تحسين الوضع الحالي، وقد تتضمن تعزيز الرقابة الدورية، أو توفير تدريب للعاملين،
أو تطوير استراتيجيات طوارئ.
التوقيع والختم:
نموذج تقرير اداري
4
الصفة الوظيفية: يُدوّن
المرسل صفته الوظيفية (مثل رئيس مديرية الري أو المدير الفرعي) لتوضيح مسؤوليته وصلاحياته.
الختم والتوقيع: يُرفق التقرير بتوقيع
المسؤول المعني وختم المؤسسة أو المديرية لضمان الرسمية والمصداقية.
ثانيا اساسيات حول التقرير الإداري
اعداد التقرير الإداري يتطلب انتهاج طريقة
عمل عقلانية ومنظمة عبر إتباع مجموعة من الخطوات المنهجية:
أ. تحديد الهدف
بدقة: يكون هدف التقرير أ وغا يته محددة بدقة في ذهن
المحرر إذ لا يمكن جمع معلومات أ وإجراء استشارات والشروع في صياغة تقرر مبهم الغرض
وغير محدد المعالم؛ لذلك يشكل تحديد الهدف الخطوة الأساسية الأولى في عملية التحرير،
لكون باقي الخطوات مرتبطة بها.
ب. جمع وتحليل البيانات: بعد
تحديد الهدف يشرع المحرر في جمع البيانات
وتحليلها بغية توظيفها في نص التقرير، ويقصد بالبيانات المعطيات الخام، والتي
يتم تحويلها إلى معلومات عن طريق معالجتها وتحضيرها للاستخدام.
يعتمد جمع البيانات على الدارسات والأبحاث
والتحقيقات والاستشارات وغيرها من الوسائل التي تمكن من الحصول على البيانات اللازمة،
لاسيما إذا تعلق الأمر بالتقارير التقنية.
ج. وضع الخطة: بعد
ال حصول على المعلومات تأتي مرحلة إعداد الخط ة، وهي عملية تسمح للمح رار بتنظيم أفكاره
وترتيب المحاور الواجب إد ارجها ضمن نص التقرير، وفي هذا السياق ينبغي مراعاة التسلسل
المنطقي للأفكار والانتقال التدريجي من التقديم إلى العرض إلى الاستنتاجات والتوصيات.
د. صياغة التقرير: تتطلب صياغة
التقارير قدرة كبيرة على تركيب الصيغ والعبا ارت بأسلوب علمي يستجيب لموضوع التقرير،
وإلماما بالمادة أ والاختصاص م وضوع المعالجة؛ ويراعى في صياغة التقارير لاسيما التقارير
تحليلية ـ الإسهاب في عرض الم وضوع ودعم ذلك بالرسوم والأرقام وكل ما من شأنه أن يبرر ويؤكد الاستنتاجات ويدعم المقترحات.
ه. مراجعة التقرير: بعد
الانتهاء ء من تحرير التقرير ينبغي على المحرر إعادة قراءة النص أكثر من مرة بتأني
وانفتاح ذهني، لأن ذلك من شأنه أن يوقف المحرر على ما وقع م نه من هفوات أ وأخطاء وتدارك
ذلك ق بل تسليم التقي إلى وجهته ال نهائية.
[1] محاضرات في مقياس التحرير
الإداري موجهة لطلبة سنة أولى ماستر إدارة اعمال كلية علهم اقتصادية وتسيير جامعة
محمد الشريف مساعديه سوق اهراس سنة 2020 ص34